Elaborando um roteiro de apresentação

Assim como no cinema, teatro ou TV, toda boa apresentação precisa de um roteiro pra existir. Esse é o passo seguinte após definir seu público e sua mensagem principal.

O roteiro é uma ótima ferramenta pra organizar idéias, dar ritmo e linearidade às suas falas e evitar surpresas ou amnésia súbita do apresentador perante o espectador. Além disso, ele serve principalmente de base e diretriz para o desenvolvimento dos slides.

Um roteiro de uma apresentação nada mais é do que as falas do apresentador transcritas no papel. Abra o Word e escreva tudo o que deve ser dito. Busque já utilizar os termos e expressões mais convenientes com seu tema e público. Pode parecer um pouco assustador e cansativo no começo, mas você verá que dificilmente suas falas vão ultrapassar (considerando uma apresentação de 30 minutos) uma página.

Ao terminar, revise para ver se existem erros, uniformidade no conteúdo e se ele está condizente com o quê e quem você vai falar.

Abaixo coloquei como exemplo um trecho do roteiro de uma palestra que venho fazendo:

(...)mas eu tenho uma segunda paixão que me acompanha desde a infância: o CINEMA. Desde pequeno eu assistia a muitos filmes, e assim também foi na adolescência e continua sendo até hoje. Eu me lembro de quando eu amarrava uma faixa vermelha na cabeça pra brincar de Rambo ou quando na escola ficava imitando o Sméagol: "My prrrecious". (...)

Percebam que o roteiro além de ajudar com os slides, dar continuidade e ritmo às falas acaba servindo também para ensaiar depois que todo o processo de desenvolvimento estiver terminado e a hora de apresentar suas idéias ao seu público chegar.

Depois de terminado e revisado o roteiro, chega a hora de transformá-lo em slides. Existe um template que auxilia nessa etapa, mas isso já é assunto pra uma outra conversa.

Com quem você tá falando? A técnica das 7 Perguntas

Existe um personagem que é o mais importante de qualquer apresentação. Não, definitivamente não são os slides, e por mais que o apresentador seja uma peça-chave - afinal é ele quem comunica sua idéia - ele também não é a figura principal. O protagonista de toda e qualquer apresentação, independente do tema, local ou situação é sem dúvida, o PÚBLICO.

É ele quem foi até você ouvir o que tem a dizer, e é ele quem vai decidir se a idéia apresentada será aderida, assimilada ou descartada.

Sendo assim, é imprescindível saber com quem se está falando, pois isso pode culminar no sucesso ou fracasso de uma apresentação, por mais perfeita que ela seja visualemnte ou por melhor que esteja treinado seu apresentador.

Falar com mulheres é muito diferente do que falar com homens, que são diferentes dos jovens, que são diferentes dos executivos e por aí vai.

Mulheres por definição utilizam mais o lado esquerdo do cérebro do que os homens. Esse é um lado mais focado em detalhes, ou seja, apresentar para um público feminino permite ao apresentador poder ser um pouco mais específico no seu raciocínio.



Muito diferente dos homens que utilizam mais o lado direito, que é focado mais no quadro geral das coisas. Com eles, ir direto ao ponto é crucial.


Porém, há uma técnica desenvolvida por Nancy Duarte que é muito eficaz, definindo e conhecendo melhor a platéia através de 7 Perguntas. São elas:

1.Como ela é? - Aqui são traçados os perfis demográficos e psicográficos do público. Mas ainda há a possibilidade do apresentador ser empático e se imaginar vendo o mundo como seus espectadores.

2.Por que ela está aqui? - O que esse público espera conseguir com sua apresentação? Eles foram por livre e espontânea vontade ou foram obrigados?

3.O que lhes tira o sono? - Todo mundo tem um problema ou medo que tira o sono. Tente descobrir e mostre que se importa com isso.

4.Como você pode resolver o problema dela? - Como você vai tornar a vida da platéia melhor?

5.O que você quer que ela faça? - Pergunte-se se sua platéia tenha uma ação para executar.

6.Como ela deve resistir? - O que pode fazer com que ela não entenda ou não adote sua idéia?

7.Como você pode atingi-la melhor? - Podem haver outros elementos que podem ajudar sua platéia aderir a sua idéia além da apresentação: a disposição da sala, materiais entregues após seu final etc.

Essa técnica funciona tanto para grandes, como pequenas platéias. Dedique parte de seu tempo respondendo essas 7 perguntas. Elas dão uma diretriz na linguagem verbal e visual que você deve usar, além de te conectar muito mais fácil com quem te ouvir.

Abaixo, separei um exemplo de uma apresentação feita por uma criança, a Adora Svitak, a uma platéia de adultos. Embora, seja evidente que ela não ensaiou muito (ela está com as falas numa cola), o público com quem ela quer falar está muito bem definido na sua apresentação.

 

Apresentações nascem num software melhor que o Power Point

Quantas vezes já não nos deparamos com esses dois cenários: um grupo de universitários termina às 17h um trabalho pra ser apresentado às 19h do mesmo dia, e utiliza essas 2h restantes pra montar seus slides e apresentar na sorte, sem ensaio. Ou uma empresa onde os funcionários viram a noite elaborando um plano de negócios e deixam para montar a apresentação 30 minutos antes do cliente chegar.

A melhor coisa que pode acontecer nesses casos é o espectador ficar entediado. Mas o resultado pode ser ainda mais drástico: os estudantes levarem uma nota baixa e a empresa perder seu cliente.

Mas por mais óbvio que possa parecer as consequencias desses dois cenários, 90% das pessoas ainda montam suas apresentações desse modo: indo direto para o Power Point em cima da hora.

Nenhuma boa apresentação nasce no Power Point, NENHUMA. As melhores apresentações surgem num software muito melhor que o da Microsoft: seu CÉREBRO.

Sim, você precisa planejar antes de executar, e isso requer tempo e suor. Nunca algo criado em cima da hora fica bom (acreditem, até mesmo stand-ups de improviso tem ensaio). Pense dias antes na sua apresentação e não minutos antes. E acima de tudo, antes de sentar a frente do computador, pare e rabisque idéias, pesquise sobre seu tema e elabore um bom roteiro. Você tem a melhor ferramenta pra isso na sua cabeça, e de graça.

Fazendo isso fica até mais fácil criar seus slides e em alguns casos você perceberá que nem precisa deles pra comunicar sua idéia.

No seu próximo trabalho da faculdade, ou apresentação a um cliente, já pense desde o início do processo que você tem que fazer uma apresentação e já dedique parte do seu tempo pensando em algo antes de executar. Eu garanto que as chances de uma nota baixa ou a perda de um contrato reduzirão bastante.

Uma nova proposta para suas apresentações

Graças ao Power Point as apresentações se tornaram algo comum hoje em dia, seja no ambiente corporativo ou nas faculdades do mundo todo.

De fato, com uma boa apresentação é possível mudar o mundo, o que faz dessa ferramenta uma poderosa arma pra quem tem seu domínio.

Mas o problema da popularização e o manuseio cada vez mais fácil do Power Point é que fez surgir um tsunami de apresentadores despreparados, ancorados em slides ruins e que dão mais ênfase a eles do que a si próprios. Resultado? Uma idéia que acaba sendo mal comunicada e uma platéia entediada e implorando para que aquela tortura de 30 minutos termine o quanto antes.

Quantas vezes já nos deparamos com esse cenário: slides carregados de texto e bullet points, clip-arts de mau gosto e efeitos especiais sem sentido, além do típico apresentador que literalmente lê o que está apresentando?

E como isso cansa, não é?

E é por repudiar esse tipo de atitude e acreditar muito no potencial de uma boa apresentação que nós da A!R criamos esse espaço, o A!R PPT, um blog que traz dicas e cases para aprimorar suas apresentações, seja você um estudante universitário ou um diretor de uma multinacional.

Aqui você verá que com dicas simples as chatas apresentações de Power Point podem se tornar espetáculos emocionantes e inesquecíveis.